COMMENT ÉCRIRE UN EMAIL EFFICACE ?

 

Un texte de quelques lignes, on pourrait se dire que ce n’est pas bien compliqué. Ni à écrire, ni à mettre en forme.

En réalité ce n’est pas si facile que ça, à moins de connaître bien connaître les codes à respecter. 

C’est justement ce qu’on va voir tout de suite.

Quand vous devez écrire un email, c’est que vous avez quelque chose à dire à quelqu’un.

Jusque-là, c’est évident. Mais dans les faits ? 

Plus facile à dire qu’à faire. 

Vous avez l’idée en tête, mais quand arrive le moment de l’écrire : panne sèche. 

Vous aimeriez exprimer clairement ce que vous pensez, mais ça ne fonctionne pas. 

Au mieux le style est plat comme un trottoir, au pire il faut s’y reprendre à deux fois pour comprendre ce que vous voulez dire. 

Grand moment de solitude. 

Cette situation, des centaines de gens la vivent au quotidien. 

Et comme il faut agir de toute façon, ce sont autant d’emails envoyés qui n’atteignent pas – complètement – leur cible. 

Est-ce que vous êtes comme Didier ? 

Didier ?

C’est un cadre commercial. Le profil type du presque quadra. Brillantes études. Bon job. Performant dans ses fonctions, au point sur les nouvelles technologies. Curieux, envie d’apprendre. 

(Ça vous rappelle quelqu’un ?) 

Alors, Didier serait-il parfait ? L’homme de toutes les situations, le rêve éveillé de tous les recruteur ?

Non.

Parce qu’il a un point faible. 

Je vous le donne en mille : il est fâché avec l’orthographe. 

Ce qui lui pose un sacré problème, parce qu’il a besoin de communiquer avec ses clients. Pas seulement en face-à-face mais aussi par écrit. Essentiellement par email. 

Dans sa vie d’étudiant, ça ne lui posait pas tant de problèmes que ça. 

Il était noté sur ses performances dans les matières étudiées, et si l’orthographe péchait dans ses rapports et autres comptes rendus, c’est surtout le fond qui intéressait ses profs. Des fautes ? Oui, et beaucoup. 

Mais le contenu était bon et un prof d’éco d’enseigne pas le français. 

Alors les notes suivaient. 

Mais quand il est entré dans la vie active, changement de programme.

Son premier job ? Il a bien failli ne pas l’obtenir. 

Sa lettre de motivation était bardée de fautes. 

Des “j’ai efectué des stages” avec un seul F alors qu’il en faut deux, à “j’ai acquit de l’expérience” avec un T à la fin de “acquis” alors qu’il faut un S, en passant par “je vous serai gré” au lieu de “je vous saurai gré” (le verbe savoir)… 

D’après ce qu’il m’a décrit : un florilège !

Là où il a eu de la chance, c’est que son recruteur a été sensible à son capital sympathie (oui, Didier est une personne sympathique), et surtout à son potentiel, qui laissait augurer une collaboration efficace. 

Et bien sûr, son parcours et sa motivation y étaient aussi pour beaucoup. 

Mais il l’avait échappé belle. 

Puis il a composé pendant les dix à douze années qui ont suivi.

Durant tout ce temps, il a fait tout ce qu’il pouvait pour éviter de montrer ses failles dans sa correspondance. Que ce soit avec sa hiérarchie, ses collègues, ou surtout ses clients, il arrivait plus ou moins à s’en sortir. 

Mais au prix de quels efforts ! 

Combien de temps inutilement passé à se relire, à changer ses formulations, à éviter les accords qui fâchent ?

Du temps perdu. Et de l’énergie aussi.

Didier savait qu’il devait changer de stratégie. 

Ne pas écrire ? Il ne le pouvait pas. 

Alors, il devait trouver le moyen d’écrire bien en y passant le moins de temps possible. 

Ça, c’était avant. 

Maintenant ? Didier sait que quand il envoie un email, il fait mouche. 

Il sait qu’il atteindra sa cible pour l’emmener là où il veut qu’elle aille. 

Envie de savoir comment il s’y est pris ? 

Je vous l’explique ici. Et c’est aussi le virage que je vous recommande de prendre pour que vos emails soient de vrais outils de travail.

Allons-y : 

Votre message ?

  • Il s’adresse à quelqu’un en particulier
  • Ce quelqu’un doit comprendre ce message sans effort 
  • Il doit être d’accord avec ce que vous dites
  • Il doit faire ce que vous attendez de lui.

Ce qui donne le plan suivant en trois points  : 

1/ Présenter

2/ Accepter 

3/ Agir

Rappelez-vous qu’un message électronique s’écrit en quinze lignes. 

Ça peut être un peu plus, mais en tout cas c’est de cet ordre-là. 

Vous risquez sinon d’écoeurer votre lecteur.😣

Bien sûr, ça peut être moins.

Avec une formule d’introduction : “Bonjour”, ou “Monsieur X”, ou un prénom. 

Et à la fin, une formule de politesse. 

À adapter en fonction de votre destinataire.

Alors, le message ?

D’abord, vous réfléchissez. Votre idée est clairement conçue ? 

Vous écrivez. 

À ce stade, je vous conseille de ne pas chercher à soigner la forme. 

Restez plutôt concentré sur votre idée pour la garder intacte. 

Vous avez terminé, tout y est pour l’essentiel ?

Passez maintenant à la phase suivante. Celle qui consiste à structurer votre texte. 

Cela nous amène au point numéro un : 

1/ PRÉSENTER

Vous rappelez les faits, la situation. Il faut toujours replacer le contexte. 

Par exemple : “Lors de notre entretien”, ou “Pour faire suite à ce que nous nous sommes dit”… puis vous reprenez les termes de ce qui a été dit ou fait. 

Après cela, vous passez au point numéro deux : 

2/ ACCEPTER

C’est le corps de votre message : 

Vous faites une proposition ? 

Vous présentez une offre ? 

Vous négociez ? 

Vous acceptez les termes d’un contrat ? 

En lisant cette partie, votre destinataire doit être d’accord avec ce que vous lui dites. 

Enfin, vous concluez avec le point numéro trois : 

3/ AGIR

C’est la conclusion du message. 

Il est d’accord ? C’est bien. 

Mais ensuite ? Que voulez-vous qu’il fasse ? 

Vous l’invitez à l’action, dans le sens qui vous convient : 

Vous voulez qu’il vous appelle ?

Qu’il signe un document en pièce jointe ? 

Qu’il prenne un rendez-vous ? 

Suggérez-lui cette action, ou bien demandez-la-lui clairement. 

Il est temps maintenant que vous passiez à la partie réécriture.

Dans cet article, vous trouverez de quoi bien passer cette étape : “le millefeuille”

Alors, si cet article vous a plu, dites-le-moi. Et si vous souhaitez d’autres informations sur ce sujet, dites-le moi aussi : cela m’aidera à mieux vous aider avec du contenu plein de conseils utiles, ciblés précisément sur vos besoins. 

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